如何利用物業(yè)管理系統(tǒng)管理智能化小區(qū)—沈陽物業(yè)公司

近年來，隨著人民生活水平的提高，人們對住宅質(zhì)量提出更高的要求，在此前提下，我 國各地涌現(xiàn)出了一些運用現(xiàn)代的計算機、控制與通信技術(shù)的智能化住宅小區(qū)。但是許多智能化住宅小區(qū)都存在搭好了平臺卻沒有智能化的軟件在上面運行的情況，或者說缺少現(xiàn)代化的管理手段。智能化住宅小區(qū)開始建設(shè)的同時應(yīng)該遵循“管理是保障”的原則，沒有高質(zhì)量的住宅小區(qū)智能化管理，就不可能充分發(fā)揮住宅小區(qū)智能化的功能效果?？茖W高 效的管理是智能化的真正內(nèi)涵，簡單的硬件拼湊對于智能小區(qū)的實際應(yīng)用是缺少實際意義的。為此，作為智能化住宅小 區(qū)的實際管理者——物業(yè)管理公司應(yīng)該運用現(xiàn)代化的計算機管理手段，使物業(yè)的硬件管理結(jié)合軟件管理，為物業(yè)管理走向 現(xiàn)代化、制度化與規(guī)范化創(chuàng)造條件。
　　物業(yè)管軟件的設(shè)計從低到高有三個層次：第一個層次為單項數(shù)據(jù)處理，模仿手工管理方式，多用于簡單的事務(wù)性工作，這是目前國內(nèi)大多數(shù)物業(yè)管理公司計算機應(yīng)用水平；第二個層次是數(shù)據(jù)綜合處理，此時計算機應(yīng)用呈現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和實時處理特點，已經(jīng)具備部分提高物業(yè)管理效率的特點；第三個層次則是管理信息系統(tǒng)，此時信息論、控制論、系統(tǒng)工程等優(yōu)化理論在軟件程序中得以運用，計算機網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫的建立，使計算機由管理某個單一系統(tǒng)發(fā)展成全面的管理系統(tǒng)。系統(tǒng)集成能力的高低和決策分析功能成為衡量此階段物業(yè)管理軟件水平的依據(jù)。
　　1、物業(yè)管理軟件的構(gòu)成
　　一個好的物業(yè)管理軟件，應(yīng)構(gòu)建在一個好的網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、程序語言和操作系統(tǒng)平臺上。
　　物業(yè)管理軟件采用Intranet技術(shù)，Intranet技術(shù)是在Internet和Client/Server模式下發(fā)展起來的系統(tǒng)，采用Intranet作為小區(qū)內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)。
　　各部門內(nèi)的微機均通過網(wǎng)絡(luò)連接到服務(wù)器上，其客戶端軟件以客戶／服務(wù)器C／S模式開發(fā)，能為小區(qū)內(nèi)部不同職能部門的合作提供服務(wù)，包括文件共享、數(shù)據(jù)共享等。
　　客戶／服務(wù)器Client/Server是近年來迅速發(fā)展的分布式信息處理體系結(jié)構(gòu)?？蛻簦?wù)器體系把信息處理過程分成幾個部分，并把它分 配到整個計算機網(wǎng)絡(luò)上，使信息處理過程能最佳地利用計算機的系統(tǒng)資源。在物業(yè)管理系統(tǒng)中，為了避免多個用戶同時對 同一數(shù)據(jù)進行操作，減少系統(tǒng)開銷，盡可能地少耗用網(wǎng)絡(luò)資源，系統(tǒng)采用客戶、服務(wù)器結(jié)構(gòu)。
　　由于在客戶／服務(wù)器 結(jié)構(gòu)中，前臺應(yīng)用程序并不直接對數(shù)據(jù)庫文件進行操作，必須通過服務(wù)器上的數(shù)據(jù)庫引擎來實現(xiàn)，而操縱這些數(shù)據(jù)庫管理 系統(tǒng)最簡單的方法就是使用ODBC，通過ODBC打開前臺應(yīng)用程序與后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的通道，然后使用由ODBC API提供的標準控制函數(shù)對服務(wù)器上的數(shù)據(jù)庫進行維護。
　　物業(yè)管理系統(tǒng)軟件應(yīng)該采用的是多層次Multiple-tier ODBC，這種方式下的驅(qū)動程序把命令傳達給遠程的服務(wù)器數(shù)據(jù)庫引擎，并且把處理完的數(shù)據(jù)返回給前端的應(yīng)用程序，其執(zhí) 行效果比自行訪問的單一層次ODBC驅(qū)動程序要好，可以大大降低服務(wù)器的占用時間。
　　小區(qū)住戶運行瀏覽器，如PWS、IE，以B/S方式連入小區(qū)內(nèi)部網(wǎng)，瀏覽器自動下載客戶端JAVA小程序，住戶即可輕輕松松享受小區(qū)的服務(wù)與娛樂，又大大減少了軟件維護和升級的費用。
　　服務(wù)器系統(tǒng)：Windows NT Server4.0、Internet Information Server
　　客戶機：Windows98、Windows95、IE5．0
　　開發(fā)軟件：推薦采用VB5．0、VC或DELPHI4等通用先進的開發(fā)語言
　　軟件采用客戶／服務(wù)器分布式信息處理體系。在客戶／服務(wù)器配置中，數(shù)據(jù)庫引擎和應(yīng)用程序所需要的 數(shù)據(jù)都駐留在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上。工作站是以SQL語句的形式向數(shù)據(jù)庫服務(wù)器發(fā)出高級請求。SQL是發(fā)送給數(shù)據(jù)庫并要求數(shù)據(jù)庫 操作其數(shù)據(jù)的指令，可與多種數(shù)據(jù)庫相兼容，即服務(wù)器可適用多種數(shù)據(jù)庫?？紤]到價格因素，推舉采用ACCESS數(shù)據(jù)庫，也 可以采用其它具備ODBC接口的通用大型數(shù)據(jù)庫。
　　2、物業(yè)管理軟件的功能
　　廣義的物業(yè)管理軟件設(shè)計應(yīng)該覆蓋物 業(yè)管理公司的整個辦公自動化系統(tǒng)，它除了包含傳統(tǒng)的資料維護、財產(chǎn)管理、入住裝修管理、維修管理、人事管理、財務(wù)管 理等功能以外，還應(yīng)該包括物業(yè)管理公司下屬的保安部門的安防監(jiān)控系統(tǒng)軟件和應(yīng)用于社區(qū)內(nèi)部局域網(wǎng)上的Web網(wǎng)站軟件。
　　狹義的管理包含傳統(tǒng)的資料維護、財產(chǎn)管理、入住裝修管理、維修管理、人事管理、財務(wù)管理等功能。下 面具體說明各模塊軟件功能：
　　2．1資料維護
　　初始化物業(yè)管理的必需基本數(shù)據(jù)，如發(fā)展商資料，物業(yè)基 本資料，房屋基本資料，業(yè)主資料，管理員資料，操作員資料等。這些是運行此物業(yè)管理軟件的前提條件?？梢栽诖隧椖?中查找、添加、修改、瀏覽和打印相應(yīng)的基本資料。
　　2．2 物業(yè)財產(chǎn)管理
　　包括房產(chǎn)、設(shè)備、道路、衛(wèi)生綠化、停車管理等。
　　2．2．1 房產(chǎn)管理
　　a、其中提供了房產(chǎn)住戶明細表，可以方便地查找打印房號所對應(yīng)的住戶詳細信息，包括戶主的照片，并可加以編輯修改和統(tǒng)計查詢。使本來工作量相當大且繁瑣的資料登記和存檔工作變得極為方便，并可對大量資料及時進行分類、加工處理、保存和傳遞。
　　b、鑰匙管理。對住戶入住鑰匙的領(lǐng)取管理，查詢和統(tǒng)計。
　　c、裝修管理。包括住戶裝修申請管理，小區(qū)內(nèi)房屋裝修狀況的統(tǒng)計查詢。
　　d、交接管理。包括接管驗收資料的錄入整理、分類建檔及查詢管理。
　　2．2．2 設(shè)備管理
　　包括對安全防范設(shè)備、衛(wèi)生綠化設(shè)備、水電氣油設(shè)備和通訊網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等的資料維護及維護記錄的管理。
　　2．2．3 道路管理
　　對小區(qū)內(nèi)各主干通道、輔助通道和重要的分支通道進行管理。
　　2．2．4 衛(wèi)生綠化
　　小區(qū)內(nèi)衛(wèi)生綠化情況的安排和管理。
　　2．2．5 停車管理
　　小區(qū)內(nèi)停車場車位管理和進出車量的登記及停車收費的管理統(tǒng)計等。
　　2．3 入住管理
　　業(yè)主入住登記管理入住基本資料、入住戶內(nèi)驗收、打印入住正式通知單、住戶家庭資料錄入、房產(chǎn)資料查詢。
　　2．4 人事管理
　　小區(qū)管理人員、居住人員、保安糾察的人事檔案及相關(guān)資料的管理。
　　2．5 財務(wù)管理
　　2．5．1 提供水電費、物業(yè)管理費的單價設(shè)置，水電費抄表輸入、收費管理，物業(yè)管理費的收取和查詢管理，特約服務(wù)、罰款沒收管理，工作人員工資的查詢管理。
　　2．5．2 只需輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)既可自動計算出用戶的應(yīng)繳費用，并自動打印出收費單據(jù)，并可以E-MAIL形式給住戶發(fā)出收費通 知單、催款單。對財務(wù)數(shù)據(jù)可進行統(tǒng)計對比，通過財務(wù)核算、財務(wù)分析為管理者提供公司的資金運營狀況，使管理者 及時了解小區(qū)物業(yè)管理中各項有關(guān)業(yè)務(wù)的收支狀況，為其科學決策提供重要依據(jù)。
　　2．5．3 對可收費超時期限進行設(shè)置，當有住戶未能按時繳納費用時，系統(tǒng)會自動彈出對話框發(fā)出報警，并將超時住戶資料列出。這使得收費管理和查詢非常方便，免除了管理人員的大量重復(fù)繁瑣的手工查找和計算過程。
　　2．6 保衛(wèi)治安
　　對小區(qū)內(nèi)保安的巡邏巡更、投拆上訪、事件處理進行管理。
　　2．7 維修管理
　　2．7．1 包括房屋建筑設(shè)備和小區(qū)公共設(shè)施的維修管理。房屋建筑設(shè)備管理中根據(jù)住戶維修委托書填寫維修項目，并登記維修所用的材料及相應(yīng)費用的收取。公共設(shè)施管理中對電梯等公共設(shè)施的維修保養(yǎng)記錄進行資料管理。
　　2．7．2 對設(shè)備和公共設(shè)施的檢測維修定期查詢統(tǒng)計，對比各種數(shù)據(jù)，可及時進行維護修繕，采取有效措施，對易發(fā)生問題的重 要設(shè)備建立檢修檔案，定期強制更換部件和保養(yǎng)，做到防患于未然。
　　2．8 綜合查詢
　　綜合資料的統(tǒng)計查詢，包括小區(qū)資料、小區(qū)地圖、樓群查詢、娛樂設(shè)施、衛(wèi)生保健、辦公設(shè)施、公共設(shè)備、公共物產(chǎn)以及財務(wù)和人事情況的查詢。
　　2．9 系統(tǒng)工具
　　2．9．1 包括數(shù)據(jù)的備份、恢復(fù)，操作員的更換、添加、權(quán)限的設(shè)置。
　　2．9．2 為考慮到系統(tǒng)的安全性，提供了多級權(quán)限設(shè)置控制功能，可自定義使用權(quán)限和密碼，系統(tǒng)會自動跟蹤、記錄所有報警和違規(guī)操作記錄。
　　2．9．3 系統(tǒng)可進行所要數(shù)據(jù)的備份，以便系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全恢復(fù)。
　　2．10 辦公工具
　　系統(tǒng)應(yīng)具備日志管理等辦公工具，可以用于會議召開、任務(wù)分派、日記記錄以及自動產(chǎn)生設(shè)備維護、費 用交納等工作，大大提高物業(yè)管理人員日常工作效率。
　　狹義的物業(yè)管理軟件模塊設(shè)計是參照全國優(yōu)秀物業(yè)管理小區(qū)的物業(yè)管理流程制定的，可以針對不同崗位單獨使用，各個模塊之間又共享一個數(shù)據(jù)庫，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。