淺談如何做好機關辦公樓物業(yè)管理工作—沈陽物業(yè)公司

    后勤管理與后勤服務是機關工作的基石。物業(yè)管理在機關后勤工作中又占有相當重要的地位。從目前物業(yè)管理工作情況看，主要有以下五個方面的任務：—是房屋的維修與管理。辦公樓交付使用后，由于受自然因素、使用因素、生物因素、地理因素、災害因素的相互交叉影響，房屋會逐漸陳舊、破損，使用價值也會逐步降低。為了延緩這個過程，就需要經(jīng)常對辦公用房進行維護、保養(yǎng)和修繕，以保持辦公房原有的使用功能，防止、減少和控制其破損，使物業(yè)管理達到保值、增值的目的，這是最常見的工作內(nèi)容之一。二是設施設備的管理。即以一定的科學管理程序和制度，按照一定的技術管理要求，對各種設備的日常運行和維修進行有效的管理，主要包括高低壓配電供應、給排水、空調(diào)、消防、電信通訊、衛(wèi)視、圖像監(jiān)控、紅外線報警，綜合布線及電梯的管理等。三是清潔衛(wèi)生管理。主要是公共部位衛(wèi)生保潔，領導辦公室、會議室、接待室、閱覽室、健身房、活動室、招待所的清潔等服務，為機關辦公提供清潔的環(huán)境。四是內(nèi)部會議、來客接待的服務管理。主要是為會議及與會者在會前、會中提供服務，包括會場布置、會場服務、花卉擺放、音響操作等。通過接待服務，展現(xiàn)機關服務中心服務人員的風貌。五是治安保衛(wèi)及消防管理。主要是門衛(wèi)、安全監(jiān)控及停車場的管理。這項工作在物業(yè)管理中占有重要的地位，管理難度大，服務性也強。通過以上五個方面的管理服務，為機關提供一個整潔、舒適、文明、安全、方便的辦公環(huán)境。

    辦公區(qū)的物業(yè)管理，有著與住宅及其它物業(yè)管理不同的特點：一是技術密集。隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，辦公自動化程度越來越高，辦公樓內(nèi)的各種設備、設施日益先進，不但維修難度增大，而且對管理人員、專業(yè)人員的要求也較一般其他物業(yè)管理人員要高。二是政務活動頻繁。辦公樓是政務活動場所，會議多、來訪客人多、聯(lián)系工作的人員多，安全管理及衛(wèi)生服務的任務是一般住宅物業(yè)管理所不能相比的。三是涉密性強。服務的對象是市級稅務機關，領導的活動、內(nèi)外的交往、文件的制發(fā)與傳閱、會議的內(nèi)容，從商業(yè)的角度看都帶有一定的機密性，安全及保密管理非常重要。四是服務管理要求高。領導參加的會議服務、衛(wèi)生保潔、客房等,要按星級飯店標準要求,供電通訊上一刻不能間斷，節(jié)假日、休息日要正常運轉(zhuǎn)，這不僅加大了服務人員的工作量，而且要求服務人員具有較高的服務技能及較強的服務意識和敬業(yè)奉獻精神。

    根據(jù)以上的任務與特點，筆者認為搞好物業(yè)管理一定要堅持服務宗旨，著眼機關特點，倡導團結務實作風，發(fā)揚敬業(yè)奉獻精神，努力為大家提供優(yōu)質(zhì)、高效、滿意的服務。必須從以下幾方面著手：

一、要抓在崗人員素質(zhì)

服務中心人員比較分散，所擔負的工作也分散在南北兩樓的各個層面之中，并受到眾多人員的監(jiān)督和檢驗。服務中心的工作一旦發(fā)生失誤就會“通天”。人員的分散性、任務的特殊性、失誤的公開性，要求我們必須重視人員素質(zhì)。對此，筆者認為主要是把好“三關”：一是人員進人關。服務中心目前在用人上采用的是合同工、臨時工、外包工相結合的彈性用工制度，而且合同工、臨時工的比例較大。這部分人主要安排在車輛駕駛、廚師、水電維修、衛(wèi)生保潔及安全保衛(wèi)崗位上。這些工作人員，直接為領導服務、為機關服務、為基層服務，保潔工還直接觸到領導的辦公處(室)，涉密性強。在選拔這些人員時，要進行適當?shù)拿嬖?、政審、試用，同時在文化程度、外在氣質(zhì)上有一定要求，在政治上要求嚴，以保證隊伍的純潔性。二是思想教育關。主要是以職業(yè)道德教育為重點，要抓好社會公德、家庭美德、職業(yè)道德的“三德”教育。以增強服務意識、責任意識，樹立責任重于泰山的主人翁思想，使其自覺做好服務工作，即使是在無人監(jiān)督的情況下，也能自覺按照規(guī)程操作，規(guī)范服務。三是跟蹤監(jiān)督關。對招聘的所有工作人員，對其工作、思想要跟蹤考察，及時發(fā)現(xiàn)問題，該辭退的辭退，該調(diào)整的調(diào)整，不姑息遷就，不能等出了問題再作處理。通過這些工作建設一支肯服務、守紀律、能戰(zhàn)斗的服務隊伍。

二、要抓服務技能

有些人誤認為物業(yè)管理就是“掃掃地”、“倒倒水”、“看看門”、“換換燈泡”，不需要技術，只要出點力就行了。如不克服這些錯誤的觀念，就會忽視技術人才的引進使用，導致技術力量薄弱，服務質(zhì)量低下的局面?，F(xiàn)代辦公樓一般都是智能型的，設施設備自動化程度高，技術含量也高。實踐證明，物業(yè)管理運作過程中涉及的知識面很寬，技術要求也高。不能光憑良好的愿望，還要有真本領。業(yè)務技術水平的高低，直接關系到服務的質(zhì)量，關系到服務中心的工作效率。因此，筆者認為應注意通過不同形式培訓提高在職服務人員的業(yè)務技能，主要有：(一)參加短期培訓。根據(jù)專業(yè)特點和社會辦班的實際情況，按照行業(yè)規(guī)定，組織技術人員參加專業(yè)對口的短期培訓，并取得上崗證書，掌握實際操作技能。(二)開展崗位練兵。提倡在崗自學，同時有選擇地進行專題講解，請專業(yè)人員現(xiàn)場講授專業(yè)知識及操作方法，根據(jù)講課內(nèi)容，組織崗位練兵活動。(三)借助廠家的技術優(yōu)勢。為了提高設施設備的維護質(zhì)量，一般情況下設備使用單位都會與專業(yè)廠家簽訂重要設備的維護合同，按規(guī)定廠家會定期派人上門維修保養(yǎng)，我們應借此機會，組織本單位維修人員跟班作業(yè)，向廠家來人學習，同時還要有針對性地請他們現(xiàn)場教學，進一步提高在職人員的技術水平。

三、要抓物業(yè)維護質(zhì)量

加強對設施、設備的維修與保養(yǎng)，充分發(fā)揮物業(yè)設備的使用價值。一是主動安排預防性維修。對于大型、關鍵性的設備，如變壓器、配電柜、空調(diào)、電梯、自動監(jiān)控、衛(wèi)視通訊、消防報警等，不能等出了故障再處理，一般都應及早制定計劃，進行預防性維修。有些還要與專業(yè)廠家協(xié)作，走物業(yè)管理專業(yè)化、社會化的路子，提高設施、設備運行的安全系數(shù)，打好主動仗。二是及時完成日常性急修。對突發(fā)故障，組織人員盡快搶修，做到隨叫隨到，隨報隨修，分秒必爭，不影響使用，讓大家滿意。為此應加強工作人員通訊聯(lián)系，要求維護人員準備好必備的工具及配件、材料，不能因待料貽誤搶修時機。三是認真進行改善性維修。有些設施由于設計上的缺陷或由于人員辦公情況的變化，給機關辦公帶來不便，需要作某些改進性的處理。對此，筆者認為應本著既要量力而行，又要滿足大家需要的精神盡力做好。如因經(jīng)費上的原因，也要主動向領導說明爭取支持，使物業(yè)更好地發(fā)揮其使用價值。

四、要抓內(nèi)部服務管理

物業(yè)管理是一個系統(tǒng)工程，由許多子系統(tǒng)構成全方位的管理總體系。要想使物業(yè)管理達到高效益、高水平，就必須強調(diào)規(guī)范、注重個性，著力提升服務水準。具體地說，就是要著重抓好“三化”：一是服務規(guī)范化。實施規(guī)范服務，減少隨意性，降低失誤率，增強主動性。為此，在制訂辦公樓綜合管理制度的基礎上，加強服務員、維修工、保潔工禮貌服務規(guī)范，從禮節(jié)禮貌到各項服務都應作具體要求，既有量的規(guī)定，又有質(zhì)的要求，使每個服務人員對自己的服務工作不但在思想上有個“度”的概念，而且在實施中有了“量”的目標，使服務工作上軌道、上水平。二是操作目標化。在物業(yè)管理的實際操作上，分別有相應的工作目標要求，主要有設備操作、衛(wèi)生保潔、保安巡視等工作目標。只有主要工作都制定了目標要求，才能有效地避免失誤，減少事故，保證服務質(zhì)量。三是管理制度化。服務中心從成立之初，就致力于制度建設，如制定辦公樓綜合管理制度、閱覽室員工管理制度、活動室管理制度、消防安全制度、安全保衛(wèi)制度、食堂管理制度、衛(wèi)生保潔管理制度等，同時放大上墻，組織服務人員認真學習、貫徹落實，使物業(yè)管理工作在制度化方面邁出較大的步子。

五、要抓質(zhì)量目標考核

根據(jù)辦公樓物業(yè)管理的主要任務，筆者認為在抓好質(zhì)量目標上，應著重從抓“四率”入手：一是設備完好率。主要設備完好率要達到95％以上。這是確保辦公環(huán)境良好的基礎，直接關系到國稅機關政務活動的開展。二是衛(wèi)生達標率。衛(wèi)生保潔，是辦公樓物業(yè)管理的一項經(jīng)常性的工作，面廣量大，要求按紹興市創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市標準進行清掃，所有樓層都要達到創(chuàng)建標準。三是服務滿意率。要求服務人員的服務達到大家滿意。四是事故差錯率。要降到最低限度，力爭為零。對此，筆者認為必須下大力氣抓好安全工作，把事故消滅在萌芽狀態(tài)，確保國稅機關辦公環(huán)境的安全和各項政務活動有條不紊地進行。