集團辦公大樓物業(yè)的管理特性及有效監(jiān)控

    提及集團辦公大樓，人們腦海中立即會浮現(xiàn)出大型企業(yè)總部辦公樓外在巍峨矗立的氣勢和內(nèi)在繁忙且又井井有序的場景。的確，一座集團辦公大樓對外來說，往往是凝聚、折射自身企業(yè)文化，展現(xiàn)企業(yè)實力和風(fēng)采魅力的一張企業(yè)名片；對內(nèi)又是行使集團統(tǒng)領(lǐng)功能的總指揮中心、商務(wù)洽談中心、總信息流中心。管理好此類物業(yè)，發(fā)揮其最大功效，不僅關(guān)系到企業(yè)的形象工程、面子工程，更是作為總指揮部能否政令通達(dá)、經(jīng)營運作有條不紊的保證。

　　目前隨著企業(yè)體制改革、后勤剝離，這類物業(yè)的管理已由自行管理轉(zhuǎn)為市場化、專業(yè)化管理。比照商務(wù)寫字樓引入獨立物業(yè)公司進行管理的模式，無論是通過招標(biāo)形式招募社會上的專業(yè)公司，還是以原后勤為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)換身份成立物業(yè)公司，均是由過去“花錢養(yǎng)人”，轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎ㄥX買服務(wù)”的管理模式。被服務(wù)者和服務(wù)者原來的行政隸屬關(guān)系被市場經(jīng)濟關(guān)系所取代，對管理和服務(wù)的要求應(yīng)更趨于理性、高規(guī)格。作為業(yè)主方除通過與物業(yè)公司簽訂物管合同界定清職責(zé)、要求、標(biāo)準(zhǔn)外，還應(yīng)根據(jù)企業(yè)辦公樓物業(yè)的管理特性，把握其監(jiān)控的重點，與物業(yè)公司共融、共管的同時，共同實現(xiàn)理想的物管目標(biāo)，雙方共進、共贏。

　　集團辦公樓與政府機關(guān)辦公樓、商務(wù)寫字樓同屬寫字樓物業(yè)范疇，是物業(yè)管理中的高檔物業(yè)，但其物管特性與后兩者又有所異同。由于寫字樓使用空間大，人流量大，設(shè)施裝備高智能化，注重安全是所有寫字樓物業(yè)的共有特性。在此所強調(diào)的安全，不僅是“高聚集性”場所要求的治安、消防等公共安全，其設(shè)備安全也是重中之重。寫字樓內(nèi)便捷、舒適的現(xiàn)代化辦公條件和環(huán)境的實現(xiàn)，全維系于設(shè)備系統(tǒng)的安全、正常運行。一旦故障頻頻，輕則影響辦公人員工作效率，重則使整座大樓成為“死港”，一切工作停擺。凸現(xiàn)服務(wù)、注重形象是集團辦公樓與政府機關(guān)樓的又一相似特性。這兩類辦公樓日常對外商務(wù)、公務(wù)活動頻繁，各類會議召開和來往人流接待量大，甲方企業(yè)形象、政府形象的打造，有賴于物業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的窗口服務(wù)作支撐。而在物管中體現(xiàn)經(jīng)濟性，則是集團辦公樓不同于政府辦公樓的另一特性。許多企業(yè)集團為實現(xiàn)經(jīng)營運作的配套性或是降低辦公成本，常常將辦公樓整層、整幢出租，欲以樓養(yǎng)樓，這是政府機關(guān)不可能做的。這一特性與商務(wù)寫字樓也有所差異，后者是將經(jīng)濟性作為其經(jīng)營的主脈，放在首位關(guān)注。集團辦公樓則主要意在降支出，增加配套性，謀利在其次。雖然“世界上沒有兩片完全相同的樹葉”，各個企業(yè)集團辦公樓物業(yè)也不可能完全雷同，但是這類物業(yè)的管理主要具有安全性、服務(wù)性、經(jīng)濟性的共同特性，應(yīng)是顯見的。
　　
　　集團辦公大樓物業(yè)的管理特性，決定了業(yè)主方除在物業(yè)交付使用前慎重選好合作伙伴，挑選高品質(zhì)的物業(yè)公司進駐物管外，接踵而至的物業(yè)公司早期介入、正式接管的全過程中，業(yè)主方主管部門也不能只當(dāng)“甩手掌柜”，無所作為。而應(yīng)作為需方總代表，使物業(yè)公司盡快明了意圖，將過往管理經(jīng)驗與樓盤個體特征、業(yè)主個性需求相銜接，縮短彼此文化理念的磨合期，在充分發(fā)揮其專業(yè)管理優(yōu)勢的前提下，關(guān)鍵環(huán)節(jié)、重點工作監(jiān)管、調(diào)控到位，形成有效共管的合力。

　　要滿足辦公樓管理的安全特性，保證公共安全是最基本的要求，即大樓門禁系統(tǒng)、消防、安防系統(tǒng)的正常使用，及停車場的有序管理等，使日常辦公秩序井然，群聚上訪等突發(fā)事件能從容應(yīng)對；對設(shè)施、設(shè)備安全、正常使用乃至辦公環(huán)境安全、餐飲安全則是重點要求，這些安全因素的保障，不僅關(guān)系到物業(yè)使用人的感官舒適度及工作效率，更影響到其安全感甚至人身安全。視為隱性殺手的未達(dá)標(biāo)裝修材料對辦公環(huán)境的危害，食堂供餐的原、調(diào)料是否可靠，諸如此類當(dāng)今人們百倍警惕的問題，均是應(yīng)重點把控的環(huán)節(jié)。注重安全性的延伸內(nèi)容，是企業(yè)涉密的內(nèi)保要求。在市場競爭白熱化的今天，企業(yè)的商務(wù)動態(tài)、技術(shù)資料甚至領(lǐng)導(dǎo)的出行、會議的召開、下發(fā)的文件，都具有一定的時效性、機密性，物業(yè)從業(yè)人員能否嚴(yán)守紀(jì)律，涉密不泄密，關(guān)系到能否維系客戶利益及信任之重的要務(wù)。物業(yè)公司不能掉以輕心，業(yè)主方主管部門更應(yīng)謹(jǐn)慎把關(guān)。

　　集團辦公樓是否能定位高檔，除了硬件裝備，更需物業(yè)公司提供高品質(zhì)管理、服務(wù)作支撐，尤其是對企業(yè)重要會議、重大慶典的接待服務(wù)，是業(yè)主方主管部門的又一關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)。這其中應(yīng)著重把握兩點，一是人的把關(guān)，二是預(yù)見性的提示。人的把關(guān)，也就是要求從業(yè)隊伍的高素質(zhì)。服務(wù)是一種“即時性”產(chǎn)品，產(chǎn)品生產(chǎn)和提供是在與顧客的接觸面上同時完成的，一旦產(chǎn)生遺憾，事后的整改或矯正往往都是難以彌補的。因此，只能要求服務(wù)者的高素質(zhì)或訓(xùn)練有素及工作策劃的未雨綢繆。對人員的素質(zhì)要求同樣體現(xiàn)在之前安全性保障的實現(xiàn)上。現(xiàn)代化辦公樓裝備高端、前沿，要確保其設(shè)備、各智能化系統(tǒng)安全使用，正常運行，沒有能嫻熟駕御的高手是難擔(dān)此綱的。包括所有涉及核心層服務(wù)的人員，政治素質(zhì)考察，經(jīng)常性保密教育，都應(yīng)是必做功課。服務(wù)工作的預(yù)見性準(zhǔn)備，主要體現(xiàn)在服務(wù)流程制定、人員系統(tǒng)培訓(xùn)和重大接待方案的策劃方面，也就是日常功底的打造及重頭戲的演練?！芭_上一刻鐘，臺下十年功”這句話，對從事表演藝術(shù)的演員是經(jīng)典，對從事服務(wù)的人員也同理，要關(guān)鍵時候能“亮眼”，許多的功夫都是在戲之外的。企業(yè)重大活動、重要會議的接待服務(wù)，是物業(yè)公司為業(yè)主方打造企業(yè)品牌的同時也得以宣傳自身品牌的良機，不會不重視，但若疏于日常演練或未事先周密策劃，一樣有可能會砸鍋。因而作為主管部門事先的檢查把關(guān)尤為重要。在這方面，許多成熟的物業(yè)公司也很有經(jīng)驗。如筆者在新辦公大樓物業(yè)招標(biāo)中所了解到的：武漢招商局物業(yè)的會服、前臺人員必須在南航接受形體、禮儀等專業(yè)培訓(xùn)；武漢麗島物業(yè)注重每次重大會議、接待的預(yù)先策劃方案的制定等，這些工作的預(yù)見性和前瞻性都是高質(zhì)量服務(wù)得以實現(xiàn)的保障。

    集團辦公樓管理的經(jīng)濟性實現(xiàn)主要應(yīng)體現(xiàn)在經(jīng)營運行成本的有效控制和空余樓層、樓宇的合理出租上，實現(xiàn)創(chuàng)收節(jié)支，以樓養(yǎng)樓，使辦公樓保值、增值。在運營成本中，所占比重最大的是水、電、氣能源消耗，約占總成本的三分之二余。通常的節(jié)能方式有技術(shù)節(jié)能和管理節(jié)能兩種。技術(shù)節(jié)能是指通過技術(shù)途徑，即通過使用新技術(shù)、新裝備，或者通過對設(shè)備設(shè)施進行技術(shù)改造達(dá)到節(jié)能的效果；管理節(jié)能是通過管理途徑，即通過有效的管理手段達(dá)到節(jié)能的目的。前者主要是通過建設(shè)和開辦階段來實現(xiàn)，如對辦公區(qū)域窗簾的選材要重點考慮其是否具備遮陽不遮光的效果，以保證使用時光線充足，盡量減少白日燈光輔助。而后者則是物業(yè)公司的主要節(jié)能途徑，在實行包干制管理下，其科學(xué)利用樓宇自控系統(tǒng)靈活調(diào)節(jié)，最大化降低能耗的辦法會有許多。委托物業(yè)公司出租空置樓層、樓宇工作初始，除應(yīng)明確規(guī)定委托代租、代管權(quán)限、義務(wù)，還應(yīng)提出并關(guān)注所選擇的租戶與業(yè)主辦公的共融性，實力的相符性，及經(jīng)營業(yè)務(wù)與大樓的配套互補性等，爭取最適宜的目標(biāo)客戶入伙。防止其只追逐高出租率，而帶來魚龍混雜，影響大樓管理檔次。應(yīng)當(dāng)在確保辦公樓安全性、服務(wù)形象性的前提下，兼顧經(jīng)濟性。

　　集團辦公大樓，因其裝備的精良高檔，產(chǎn)權(quán)歸屬的明晰單一，作為企業(yè)形象工程倍受高層的重視和舉企業(yè)全力的相托，較普通商用寫字樓可租、可售的產(chǎn)權(quán)多元化、客戶的繁雜，純商業(yè)化運作的風(fēng)險，政府辦公樓為體現(xiàn)親民、便民形象的開放式辦公，財政撥款的審計、社會公眾的監(jiān)督，都有著明顯的管理優(yōu)勢和強勁發(fā)展后勢。作為業(yè)主方的主管部門，只要把握住其管理特性中的難點、重點，監(jiān)控到位，就能與所選擇的物業(yè)公司一道，協(xié)同一致，攜手并進，共同使集團辦公樓物業(yè)的管理不斷上臺階，不斷創(chuàng)新高，使其成為彰顯企業(yè)實力的一道亮麗的風(fēng)景線。